Jak odliczyć VAT od samochodu osobowego w leasingu?

Leasing jest bardzo popularną formą finansowania zakupu samochodu osobowego do firmy wśród polskich przedsiębiorców. Wpływ na to mają m.in. korzyści podatkowe wynikające z leasingu operacyjnego. Dotyczy to również możliwości odliczenia podatku VAT.

 

W Polsce samochody osobowe stanowią prawie 49% aktywów finansowanych za pomocą leasingu. W 2017 roku leasingodawcy sfinansowali takie pojazdy na kwotę 30,5 mld zł, co oznacza wzrost o 22% w stosunku do 2016 roku (finansowanie na poziomie 25 mld zł) (źródło: http://leasing.org.pl/files/uploaded/stabilny/ZPL_Wyniki%20bran%C5%BCy%20leasingowej%20w%202017r._30.01.2018_v2.pdf). Wielu przedsiębiorców chętnie korzysta z leasingu ze względu na możliwość optymalizacji podatkowej.

 

Samochód w leasingu a odliczenia

W kwietniu 2014 roku zostały wprowadzone zmiany w podatku VAT, który umożliwiły podatnikom prowadzącym działalność gospodarczą i będących czynnymi płatnikami VAT odliczenie tego podatku od zakupionych towarów i usług. Dotyczy to również samochodów osobowych, które są wykorzystywane na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej. Na stronie www Ministerstwa Finansów możemy przeczytać, że to prawo do odliczenia VAT dotyczy również wydatków związanych z użytkowaniem pojazdów m.in. na podstawie umowy leasingu (źródło: https://www.finanse.mf.gov.pl/documents/766655/67fc2c03-e6a1-4ec3-9097-83183cf757c3). Między innymi ze względu na optymalizację podatkową wielu przedsiębiorców decyduje się skorzystać z leasingu, pozyskując samochód do firmy.

 

50% czy 100% VAT?

Wspomnieliśmy już, że leasingowanie samochodu osobowego w firmie daje korzyści podatkowe. To przede wszystkim możliwość odliczenia podatku VAT. Zobowiązanie podatkowe można pomniejszyć o VAT od wszystkich kosztów, które wiążą się z leasingiem, na przykład opłata wstępna, wszystkie raty leasingu, kwota wykupu samochodu osobowego. Trzeba jednak zwrócić uwagę na kwestię wysokości odliczenia VAT – dostępne jest 50% lub 100%. Od 1 lipca 2015 roku zasada ta dotyczy również podatku VAT od paliwa. 50% lub 100% podatku VAT można odliczać również od innych kosztów związanych z eksploatacją leasingowanego samochodu osobowego. Mogą to być na przykład koszty serwisowania, zakupu części zamiennych, opon itd.

Kiedy zastosować 50% odliczenia VAT, a kiedy 100%? Pierwsza możliwość jest stosowana, gdy leasingowane auto osobowe jest wykorzystywane zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych. Przykładem może być sytuacja, gdy pracownik użytkuje dane auto w godzinach pracy (na przykład dojeżdżając do klientów), potem korzysta z niego jeszcze, dojeżdżając do domu, załatwiając prywatne sprawy, a następnie rozlicza się z tego w ustalony w umowie sposób z pracodawcą. Pełne odliczenie podatku VAT przysługuje natomiast wtedy, gdy samochód osobowy jest użytkowany tylko i wyłącznie do celów służbowych. O ile skorzystanie z 50% odliczenia VAT nie wiąże się z żadnymi dodatkowymi obowiązkami dla pracodawcy, o tyle już w przypadku pełnego odliczenia VAT trzeba spełnić pewne warunki.

 

Jak udokumentować wykorzystanie auta do celów służbowych?

O ile w przypadku samochodu ciężarowego nie ma konieczności udowadniania, że pojazd wykorzystywany jest tylko do celów służbowych, o tyle pojawia się ten obowiązek przy samochodach osobowych. Jeśli przedsiębiorca chce odliczać 100% VAT od leasingowanego auta, przede wszystkim musi go zgłosić do Urzędu Skarbowego jako samochód firmowy. Należy to zrobić na formularzu VAT-26 w terminie 7 dni od dnia, w którym pojawi się pierwszy wydatek związany z tym pojazdem (na przykład wpłata zaliczki na zakup towaru lub usługi). Jeśli takie zgłoszenie na formularzu VAT-26 nie zostanie dokonane w ustawowym terminie, Urząd Skarbowy uzna, że do czasu złożenia formularza przysługuje jedynie odliczenie 50% VAT.

Złożenie formularza VAT-26 to jednak nie wszystko. Konieczne jest również prowadzenie dla takiego samochodu osobowego ewidencji przebiegu pojazdu (kilometrówka). Warto podkreślić, że dotyczy to leasingu operacyjnego, w którym auto nie jest wprowadzone do ewidencji środków trwałych leasingobiorcy (odpisy amortyzacyjne dokonywane są przez firmę leasingową). Nie ma dokładnego wzoru, jak powinna wyglądać ewidencja przebiegu pojazdu. Ustawodawca określił jedynie, że powinny znajdować się w niej takie informacje jak imię i nazwisko użytkownika pojazdu, jego miejsce zamieszkania, numer rejestracyjny auta i pojemność jego silnika, numerowane wpisy z datami i celem wyjazdu, opis trasy (miejsce początkowe i docelowe), liczba przejechanych kilometrów i stawka za kilometr, stan licznika, podpis podatnika. Wpisów w ewidencji dokonuje pracownik użytkujący dany samochód, ale na koniec miesiąca konieczna jest akceptacja ewidencji przez przedsiębiorcę.

Aby udokumentować wykorzystanie samochodu osobowego tylko do celów służbowych, konieczne jest jeszcze opracowanie regulaminu użytkowania pojazdu w firmie. Ten regulamin musi być dostępny dla pracowników i powinien zawierać zapisy potwierdzające brak możliwości użycia auta do celów prywatnych. Tutaj również można posiłkować się wytycznymi Ministerstwa Finansów. Według niego takimi okolicznościami uniemożliwiającymi użytkowanie prywatne pojazdu jest na przykład obowiązek pozostawiania auta na parkingu firmy po godzinach pracy, nadzór nad pojazdem za pomocą technologii GPS itp.

Leasing może być korzystną formą finansowania nie tylko ze względu na brak konieczności wykładania gotówki na zakup auta firmowego czy uproszczone formalności w stosunku do wymagań banków, ale również ze względu na możliwe odliczenia podatkowe. W tym kontekście również warto zwrócić uwagę na potencjał leasingu.